Team:Deco:Meetings

Jitsi meeting 28th of April 2025

• Hoeveel mensen hebben we nodig voor buildup en teardown?
• Wat vinden we van de mail van funding voor paardenwiel?
• Catharina heeft de mail voor on-site logistics niet kunnen vinden, en tijdens de ORGA meet ook geen vragen over gekregen.

• mail CFP (24 april 10:46)
• mail ruimteschip geluidssystemen: call plannen voor deze week; wie wilt? (24 april 18:01)

Jitsi meeting 14th of April 2025

Aanwezig: NightOwlNL, Auke, Hoxolotl, SA007, Moem, Polyfloyd, Catharina

Bespreken van mail:

• Ring of Fire Dimitri bespreken -> Catharina antwoord in mail > budgettair doet Deco het, de rest niet.

• Paardenwiel bespreken > funding voor lichten. -> we hebben interesse, vragen om budget en een artists impression / mockup -> we willen weten hoe het er visueel uit gaat zien.

• Reageren op Jasper voor Team:Volunteers; we hebben geen angels nodig tijdens het event. Wel opbouw + afbouw

• Catharina mailt sysadmin over de mch2022 flag bij mailman.

• Lijst maken voor On-Site-Logistics voor wat we verplaatst moeten hebben voor, op en na het event. > Catharina zoekt en stuurt door.

• Antwoord Catharina: Living riding tiny house: we kunnen plekje voor je vrij houden voor wat gereedschap (1m3), wat we niet kunnen is een camperplek regelen.

Vraagje SA007: scherm; hoeveel zou leuk zijn om er te krijgen? 10

Auke: spiegels bij de silent lounge; logistiek lastig, dus dat plan laten varen, als iemand een praktische oplossing heeft, dan even met Auke overleggen. Wellicht zilvere stucloop?

Govert: in Frankrijk leverancier gevonden voor bij de zon gevonden.

Field-day - in person meet 5th of April

• Rondje veld:
  • AP Catharina, vragen aan Bookenwurm: Gulf of Blahaj naast ring of fire in het rondje watertje?
  • AP Auke: waar nooduitgangen heaven? -> we houden rekening met wat zij intekenen, er komt een stretch tent met wat bankjes ed.

• Moem en Catharina hebben met team Terrain gepraat over het volgende:
  • poort: komt ongeveer waar we hebben ingetekend, mogelijkheid dat deze 90graden gedraaid wordt; wanneer de loopingang verandert, zien we later.
  • WHY letters: met safety en terrain overlegd; mogen prima op het heuveltje waar we ingetekend hebben
  • Synthwave Horizon: komt waar ingetekend; ALS voor buildup de weg onbeschikbaar is; moeten we dat aanvragen, want is no. 1 toegangsweg voor logistiek. Het kan zijn dat de haakse weg langs het water nog wordt afgesloten met hekken tijdens het event, dan is de horizon iets wat die hekken verbloemd, jey!
  • naast Deco stond 'speakertent', die wordt verplaatst; dat stukje tussen Deco en het riet kunnen we dan gebruiken voor tenten!

• Catharina krijgt toegang om zelf de deco items in de map te tekenen; dat zal ze doen wanneer ze access heeft (moet Terrain + Sysadmin nog regelen).

Jitsi meeting Mar 31 2025

Present: Moem, NightOwl, Catharina, Boekenwuurm Afgemeld: Jolien

Moem demo's

• Tapijt: 650m2 tapijt opgehaald; goede kwaliteit. (Gedeelte) voor Silent Lounge, en eventuele chill area for heaven.
• Auke: extra lounge tent voor naast de heaven om te chillen

AP's from previous meeting:

• Roel: Blauwzand en Bas aan elkaar gekoppelt? ja, en Blauwzand komt naar de Fieldday.
• Dani call for art te updaten, heeft ze gedaan.
• Call for Art nu in blogpost zetten, en dan mailen naar mailinglist. + mailen naar team info. Roel zet dit door naar team info + naar de mailinglijst.

Ring of fire:

• kost 2500e, was super vet vorige keer, gaan we doen, budget is er.

Via de mail:

• hoeveel tijd kost het om deco builder te zijn? Boekenwuurm zet het door naar de mailinglijst.
• iemand wilt silent lounge doen; Boekenwuurm neemt contact op.

Voorbereiding voor zaterdag:

• AP: Catharina: print grote plattegrond uit
• AP: Moem neemt extra grote rolmaten mee

Bespreken met andere teams:

• Village: bespreken wat voor deco
• met Marieke bespreken over het 'blauwe' licht
• met nuts: plekje voor de WHY letters

• AP: Moem: met Bart bespreken: ga je het project doen voor tape - UV - licht op zwarte doeken?

• Auke heeft behoefte aan lasergesneden dingen; alternatieve plek zoeken; Moem probeert hem in contact te brengen met Michiel.

Jitsi meeting Mar 17 2025

Present: Moem, Catharina, Jolien

Moem demo's!

• de droger lichtslang is ZO VET!
• letters voor borden op terrein: neon achtig effect geverfd; mooie 'glow' om de letters heen: neon verf + uv licht maakt het extra tof! Idee is om zwarte borden met neon letters: en dan de kleur van het veld bovenaan het letterbord.

Agenda:

• AP's from previous meeting:
• Govert: heb je aan Auke meegedeeld dat hij contact kan zoeken met Team Volunteers voor extra tent? -> Jolien zegt dat Auke er vanaf weet. Moem ook.
• Moem & Polyfloyd: 'call for art' af? -> Roel vragen
• NightOwl, gelukt met declaratie?
• Roel: Blauwzand en Bas aan elkaar gekoppelt?

Te bespreken

• Coordinatie heaven lampen bij Jolien gelukt?
  • Auke wilde het misschien via batterijen doen -> Jolien kan alleen steek of kampeerlampjes vinden maar dat is wisselspanning, dus kan niet op batterij. Conclusie is: via kabels, geen batterij.
  • Grootste punt is de lichtbron vinden. Auke hoefde niet per se RGB, wel fel en dimbaar. Idee is 16 stuks (om de 3 meter).
  • Patronen worden nog gegenereerd, pakt Jolien met Auke op,

• Jolien en Auke weten niet zo goed wie nu de Silent Lounge doet? Communicatie daarover niet heel duidelijk. Boekenwurm vragen om de link even goed te maken over wie de silent lounge doet. AP Moem: praten met Boekenwurm hierover.

• Moem is nog bezig met hout kopen; nog niet gelukt wegens sluiting winkel.
• 100 gebruikte boompaaltjes kopen; vorige keer gebruikt om borden aan te bevestigen. Moem: aan manduka laten weten; grondboor op accu.

• Signage is aangekondigd op de Orga meet, eerste bordje is binnen jeey!

...

Jitsi meeting Mar 3 2025

Present: Moem, Govert, NightOwl, Bas, Roel, Catharina Afgemeld: Jolien

Agenda:

• AP's from previous meeting
  • Moem : PL extra tent: met Bookenwurm gesproken: Niet onmogelijk, ook niet afgesproken. Raad aan Auke contact op te nemen met team volunteers. AP voor Govert om dit aan Auke mede te delen.
  • Moem: Michiel contacten: hij wil meedoen, maar houdt graag zelf de regie over de hoeveelheid werk. Hij is minder beschikbaar dan bij MCH.
• 'Template' to contact artists -> Call for art gebruiken
• Om artiesten te contacten gebruik de volgende template: https://pad.ifcat.org/s/TjLRW0Qm7#

Upcoming events:

• 26th of March -> orga jitsi -> who is joining? Catharina is er. Moem ook.
• 5th of April -> field day; who is joining? Moem, Catharina, Bas?, Govert? . NighOwl niet
• pick a date in the second half of June for signage sweatshop @ Bitlair. -> poll in signal doen, doet Catharina.

Te bespreken zaken:

• Govert: hipsplaten voor de cyber bloemen zijn binnen!
• NightOwl: controllers en led. Moeten weten hoe de declaraties werken. https://wiki.why2025.org/Team:Finance -> bij declaratie indienen, Roel in cc zetten.
• Moem: wilt praten met Bas over aanschaffen van hout. 30 platen underlayment 9mm, als OSB goedkoper is: OSB. Liefst gebruikt. Mogen aardige gaten inzitten.
• Bas: op korte termijn besluiten wat we met de neon gaan doen. We gaan er 'main poort' van maken met dubbel o. Moem zegt: plasma disk kopen!
• Bas: Wat wordt het wallywood bord: Moem zegt: mooi om het te maken van droger slang, op bouwhek bevestigingen als letters, met led slang erin. 7 segments display voor de 4 letters. Hoogte van de letters: ongeveer 3 meter. Doorsnee van de slangen: 10cm.
• Roel: opzetje gekregen van Dani voor call for art. Moet nog doorgelezen worden. Roel leest 'm door, en overlegt met Moem en Catharina of ie zo goed is. Wanneer ie goed is zetten we 'm in de signal groep en kunnen we 'm gebruiken.
• Roel: Bas; neem jij iets mee wat een hoge constructie is en waar iets aan kan hangen? Kan Aurora tegen 90 graden gekanteld worden? Kan op 6m hoogte.. maar dan moet ie opgebouwd worden met dat ie met spiegels op de grond gelegd kan worden. Moet met de kunstenaar overlegd worden; Roel koppelt Blauwzand en Bas aan elkaar.

Mededelingen:

• 14 of 15 maart gaat Govert met Auke naar Jolien voor coordinatie rondom heaven lampen.
• 22 maart gaan Govert, Auke en Moem naar Tefaf, Moem wordt opgepikt; om tapijt op te halen.

Jitsi teamlead meeting Feb 24 2025

Present: Roel, Moem, Catharina Minutes:

• Moem praat met PL over een extra tent naast de Heaven
• Catharina heeft contact over veul sfeerverlichting met P&G of andere partij
• DONE - Catharina doet een reminder voor artiesten
• Moem: Michiel vragen of hij meedoet dit jaar
• Moem: in de Orga jitsi van 26 februari doorgeven dat Signage can be requested up until 13th of June.

Jitsi meeting Feb 17 2025

Minutes:

• WHY2025 sign: the 'why' will be made of dryer hoses with lights in it, the '2025' will be a seven-segment clock display made out of TL-'bakken' with leds in it.

• AP for everyone: put your name in the 'team members' section when you participate this year.
• AP for everyone: create projects that you want/will be working on this year (we'll discuss this next meeting).
  • AP for everyone: Put all the artists you want to contact in the section below (called 'contact artists'), we'll discuss in the upcoming ~2 meetings when we start contacting them, based on wants/needs and budget.
• Recurring meeting: Monday every two weeks from 19:30-20:00 (with creative discussions afterwards; if desired). Next meeting: 3rd of March!
• DONE AP for Catharina: send a reminder in the Signal group every morning of a meeting-day.
• DONE AP for Roel and Moem (Catharina can help): make a list/roadmap of all the things that need to be deco'd.
  • Go/No go moments (we can do this sub-step next meeting based on the listed projects)
• DONE AP for Roel and Moem (Catharina can help): make a budget planning.

Jitsi meeting Oct 10 2024

Minutes:

• Present are Roel, Moem, SA007, Hoxolotl, Boekenwuurm and NightOwlNL.
• We think about the lecterns. The old ones may not all be alive anymore and we will need more anyway. SA007 knows someone who may have suitable frames that can be made into lecterns. NightowlNL has ideas about lighting them up and using diffuse film. To be continued!
• WHYletters. Maybe time for a new idea. Moem likes the idea of making them inflatable, like those 'dancers' made from fabric. They can also be lit up from the inside, Boekenwuurm has done this before.
• There is Christmas shit all over the stores right now. Let's think about stuff we can use for the event and that is easy to get currently.
• Money. We need to work on a more solid budget. Boekenwuurm informs us that the same budget as previously, with 10% inflation correction, is something that should not be problematic. We believe that we can work with that. It would however be good to specify our projects, budget-wise.
• In the interest of everyone's health and sanity, we cut the meeting short at 30 mins. The next one is planned for November 14. In the meantime, please help fill in the wiki!

Jitsi meeting Sept 5 2024

Minutes:

• Present are Roel, Moem, SA007, Hoxolotl and NightOwlNL.
• There is a house style. We love it.
• We decide on monthly Jitsi meetings: every month 2nd thursday at 20:00 Amsterdam time.
• Moem talks about the idea SA007 had for the gate: jukebox / neon inspired. https://en.jukeboxparts.nl/huge-jukebox-decor-planet-hard-rock-with-neon-2-5-meter
  
• There are some good places to buy industrial waste:
  

SCRAP Rotterdam, De Kelders Boxmeer. Good places for excursion too.
https://www.kelders-boxmeer.com/
https://www.scrapxl.nl/

- List of projects:

• Gate (Moem)
• SHAllywood sign (Moem /SA007)
• Heaven (Auke)
• RGBlocks (SA007)
• Crystal lights (Roel)
• Planets? https://www.feestfirma.nl/ballonnen/reuzeballonnen/reuzeballon-180-centimeter
• UV-lit path with UV chalk spray? (Moem)
• Mirror balls? Parachutes too
• Rainbow road (NightOwlNL)
• Sferical lamps (ReRB)

https://www.orangerental.nl/product/spiegelbol-200-cm-excl-motor-ex-takel/

SA007 mentions that he also has fountain materials.
Moem has 3 parachutes, lots of paint and 50 meters of purple fabric.

The meeting is closed after exactly one hour which seems like a fine time span.