Orga Jitsi November 2024

Orga Jitsi November 2024
Name	Orga Jitsi November 2024
StartDate	2024/11/06 20:00
EndDate	2024/11/06
Where	Online https://meet.hack42.nl/why-meet
	Orga Jitsi November 2024

Monthly meeting for all volunteers.
Meet time: 20:00 UTC+01:00

Orga Jitsi November 2024 Meeting Notes

Monthly meeting for all volunteers.
Meet time: 20:00u
Orga Jitsi November 6 2024 - 20.00 - 22.00

Agenda

1. Welcome!

Christel opent de vergadering met het verzoek aan iedereen om hun update in het teamgedeelte van de teams te plaatsen.

2. PL Update

• Locatie In-person Orga bijeenkomst op 14 december (breng je lelijke kersttrui mee!)

   * Locatie: Bitlair, Amersfoort.

• Start ticketverkoop update

   * Ticketverkoop start waarschijnlijk begin december, we mikken op 1 december. De prijzen van de tickets moeten nog worden vastgesteld, evenals de staffels en de prijs voor camper-tickets.

• Wiki updates/team informatie

   * We hebben meer vacatures nodig... Je kunt nu je vacature nummer toevoegen aan je teampagina.
   * Voeg alsjeblieft ook contactinformatie toe op je teampagina.

• Promotie op Wiccon, stand op Wiccon, NLUUG en Guerilla bij Cybersec (dank aan Piiindakaas)

   * Promotie bij Wiccon, de geschiedenis van hackercamps werd gepresenteerd. We hebben vrijwilligers benaderd. Als ze contact met je opnemen, neem dan ook contact met hen op. Nancy geeft een update over NLUUG, veel WHY-georiënteerde mensen. We hebben veel mensen verteld over WHY2025. Marieke was op Cybersec. De WHY-banner was populairder dan de DIVD.

• Nieuwe stickers komen eraan!!

   * Er komen nieuwe ontwerpen en je kunt je stickerontwerp met ons delen. Als je een promotie-moment hebt, laat het ons weten en wij sturen je stickers toe!

Meeting minutes

<Voeg je naam en teamnaam hier toe (indien je bij een team zit)>

Aanwezig:

• Team: Projectleiding: Nancy, Boekenwuurm, Netsmurf, piiindakaas, hp197
• Team: NOC: Killergeek
• Team: NUTS: Killergeek, Michel, BassieWassie, MrUnknown
• Team: Content: Dany, Jos
• Team: Cohesion: Dany
• Team: Terrain: Rox, Uglyhack
• Team: Info: Jim/Jvdbreemen, Rob, Ad
• Team: Permit: Firewall
• Team: Safety: Firewall, Koffiepot
• Team: Badge: Andriy (autkin), Elmel Bart (NightOwlNL), Renze
• Team: Family: Andriy (autkin)
• Team: CTF: Thice, Asby
• Team: Sponsors: Hein-Jan
• Team: Accessibility: Simon
• Team: Sysadmin: Xesxen, Splodin
• Team: Moebelhaus: Lumi
• Team: Villages: Konmei, Winko
• IFCAT: Number3/Robert

Deel alsjeblieft met ons:

• Status van je tijdlijnen
• Status van openstaande vacatures (en zet ze in de wiki waar nieuwe mensen ze kunnen vinden) [1]
• Alle andere coole nieuws om te delen

Team:Family

• Geen update op dit moment.

Team:Info

• Sommige teams hebben nog geen liaison met Team:Info. We proberen contact op te nemen met elk team, maar contactinformatie kan soms lastig zijn. Neem zelf contact op met Team:Info als je al iets met ons wilt delen.
• Blogtoegang is nu beschikbaar, wat betekent dat nieuwsartikelen binnenkort beschikbaar worden. Onze eerste post komt er binnenkort aan.
• Subteam:Promo heeft de banner meegenomen naar WICCON en NLUUG.
• Subteam:WHYcast heeft meer interviews opgenomen voor aankomende afleveringen.
• Werk aan het boekje is gestart.

Oproep tot Liaison!! Teams zonder liaison per 06-11-2024:

• [Firewall] Team: Safety Liaison: Jvdbreemen
• [Glenn](https://wiki.why2025.org/User:CaptainPower) Team: NUTS Liaison: Jvdbreemen
• [ ] Team: Off-site Transportation (Vacant)
• [ ] Team: On-site Transportation (Vacant)
• [ ] Team: POC (Vacant)
• [ ] Team: Shuttle (Vacant)
• [ ] Team: Warehouse (Vacant)

[Team:Info-Wiki](https://wiki.why2025.org/Team:Info#Teams_&_Liaisons)

Verzoek aan iedereen: Als je een verzoek hebt, stuur je verzoek dan ook naar de mailinglijst.

Team:Content

• We werken aan de tijdlijn op de wiki. Als je reviewer wilt worden (eind dit jaar, begin volgend jaar), zullen andere rollen later beschikbaar zijn.
• We wachten ook op de stroom van CfP voor WHY, die rond Kerstmis wordt verwacht.

Team:Heralds

• Subteam van Team:Content.

Team:Speaker Desk

• Subteam van Team:Content.

Team:Cohesion

• De eerste versie van de Gedragscode zal vanaf vandaag beschikbaar zijn: [2](https://wiki.why2025.org/Code_of_Conduct)
• We vragen iedereen om ernaar te kijken en ons feedback te geven, zodat we het kunnen verbeteren.

Team:Accessibility

• E-mails zijn verstuurd naar andere teams om gesprekken rond verschillende gebieden te regelen. De prioriteit is om transport, villages en gedrag te begrijpen. Medisch afval is al besproken met Team:FirstAid na de laatste bijeenkomst. Zal ook opvolgen met Bar/Food.
• Samenwerken met Team:Music om een inclusieve aanpak voor CfP te bedenken en zal contact opnemen met Team:Productiehuis.
• We hebben enkele e-mails van geïnteresseerden ontvangen, hebben daarop gereageerd, en zullen zien of iemand nog steeds wil meedoen.
• Wiki zal worden bijgewerkt in de komende week.
• Voeg Accessibility alsjeblieft toe aan relevante Signaalgroepen.

Team:Sysadmin

• Toegang tot de blog overgedragen aan Team:Info.
• Pretix wordt ingezet voor Team:Tickets&Entrance. Laatste wijzigingen en testen zijn in afwachting voordat we live kunnen gaan.
• Kaartdatabase server overgedragen aan Team:Terrain.
• Veel gebruikersaccounts aangemaakt in (& geïmplementeerd) Authentik voor Hedgedoc & (toegelaten) Blog toegang.
• Publieke MQTT ticket feed en statistieken (Grafana) worden opgezet.

   * Denk alsjeblieft aan statistieken van evenementen die we kunnen publiceren! :)
       * Voorbeeld: Aantal voorstellen in de CFP.

• Wijzigingen in mailinglijst (zie orga-lijst voor details).

Team:Terrain

• Netsmurf: Bericht voor Team:Terrain: Het LF2025 Nebula podium kan een beetje gedraaid worden zoals gevraagd.
• Netsmurf: Vraag voor Team:Terrain: Is de nieuwe positie van de Spiegeltent die gedeeld is OK?

   * Antwoord van Uglyhack: We zullen dit bespreken in Team:Terrain. Zij (Liquicity) willen weten of de tentlocaties voor ons werken.

Team:Ticket & Entrance

• Christel: Ze hadden hun eerste vergadering. Ze kijken naar scanners en zijn begonnen met het opzetten van de ticketing en toegangsvereisten.

Team:Badge

• Andriy: Update: Wie gaat naar FOSDEM en vraagt om een stand? Gaat WHY2025 Orga?

   * Christel heeft dit toegevoegd aan de to-do lijst voor Team:Info. WHY wil deelnemen.

• Vraag van Andriy: Gaat WHY2025 Orga een stand aanvragen op FOSDEM voor promotie? badge.team zou een gezamenlijke aanvraag verwelkomen. Moet worden verstuurd voor 7 november 23:59 UTC.
• We zijn klaar om prototype 3 te bestellen.

   * Het volgende prototype staat op het punt besteld te worden. Hardware-bugs worden nu opgelost.

Team:CTF

• We hebben een aankondigingspagina voor de CTF gemaakt, die we binnenkort op [ctf.why2025.org](http://ctf.why2025.org) zullen plaatsen (samen met sysadmin).
• We oriënteren ons op de CTF Teaser.
• We hebben wat promotie gedaan voor WHY2025 en WHY2025 CTF op LockCon met de presentatie "Lockpicking in CTFs".

Team:On-site transportation

• Geen updates.

Team:Off-site transportation

• Nog niet begonnen.
• Geen teamleider voor off-site vervoer.

Team:Shuttle

• Geen updates.

Team:Warehouse

• Geen updates.
• Mocht je iets nodig hebben, vraag het aan Team:Warehouse!

Team:Waste

• Geen updates.

Team:NUTS (Power, Lighting and Sanitation)

• Verzoek aan Terrain: Nog steeds in afwachting van kaarten en tekeningen van [Team:Terrain](https://wiki.why2025.org/Team:Terrain).
• Christel vraagt team:NUTS om een e-mail te sturen naar Team:Terrain.

Team:ROC

• Radio Operation Center (porto's, alleen stem, voor teams/organisatoren).
• Veel details zijn al overwogen, maar nog niet deelbaar.
• Sommige teams moeten nog het portofoon sheet controleren: [Portofoon Sheet](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1GGI5WUQ6uzLS_7VcwX8oiN-SOH4PxOwHItENgDGLDdk/edit?gid=0).

Team:Sponsors

• 21 potentiële sponsors worden momenteel benaderd.
• Docusign klaar voor ondertekening en soepel papierstroom, grote stap vooruit.
• Goud, Zilver en Community sponsorovereenkomsten zijn klaar op Docusign.
• We zijn op zoek naar een nieuwe teamleider, wie kan ons helpen en The Way leiden?

Team:Finance

• We hebben een subsidie ontvangen van een gulle sponsor voor het evenement — 50k voor het evenement!!
• Ik zal deze of volgende week een declaratieformulier maken; het komt op de Wiki op de Team:Finance pagina. Als je kosten kunt plannen, wacht dan tot de ticketverkoop begint.

Team:Entertainment (voorheen Music)

• Geen update van Felix (zit vast in een trein onderweg).
• We hebben Team:Music hernoemd naar Team:Entertainment.
• Nancy: Reden is dat we meer dan alleen muziek gaan programmeren, inclusief gesproken woord en andere vormen.

Team:Volunteers

• We hebben een nieuw teamlid.
• We hebben een e-mail ontvangen van een nieuwe vrijwilliger. We zijn bezig hem in een geschikt team te plaatsen (zorg ervoor dat je vacatures up-to-date zijn).

Team:Deco

• Geen updates.

Team:Flags

• Geen updates.

Team:Huisstijl

• Piiindakaas: Eerste versie van de designgenerator is er, nog aan het verbeteren en eraan werken. Ziet er geweldig uit! Probeer de designgenerator mobielvriendelijker te maken.

Team:Merch

• Geen update.
• Netsmurf: Updates komen eraan. Als PL contact heb ik enkele ontwerpen gezien, en ze zullen echt out of this world zijn.

Team:Permits

• Allereerst een grote shoutout naar [Team:Terrain](https://wiki.why2025.org/Team:Terrain) die proactief contact met ons heeft opgenomen met tekeningen. We komen hier deze/volgende week op terug.
• [Firewall](https://wiki.why2025.org/User:Firewall) vergeleek vier documenten en controleerde de overeenkomsten en verschillen:

   * Vergunning van Liquicity (Niet beschikbaar voor openbare inzage)
   * [Model Veiligheidsplan Veiligheidsregio Noord-Holland Noord](https://www.dijkenwaard.nl/fileadmin/bestanden/Wonen_en_leven/vergunningen/Vergunningen/Evenementenvergunning/Model_Veiligheidsplan_2015.pdf)
   * [Checklist van de gemeente Dijk en Waard](https://www.vrnhn.nl/sites/vrnhn/files/2024-05/Bijlage%204A%20-%20Checklist%20indieningsvereisten%20versie%20dec%202023.pdf)
   * [Handboek evenementen en veiligheid](https://evenementenhandboek.nl/wp-content/uploads/2019/10/NHEV-sep2019DEF3.pdf)

• Dit resulteerde in een documentindeling van alle hoofdstukken die we moeten invullen en onze plannen moeten schrijven.
• We zullen de hoofdstukken verdelen over de vergunning teamleden en beginnen met het benaderen van de teams voor input. Tot nu toe verwachten we hulp van:

   * Safety
   * Terrain (voor tekeningen en hygiëne)
   * Info (voor communicatieplannen)
   * Foodcourt
   * Bar
   * Alle teams gerelateerd aan verkeer

Firewall: We zullen contact opnemen met de teams waarvan we input nodig hebben.

Team:Safety (Fire, First-AID, Security)

Firewall:

• We hernoemen onszelf naar Team:Safety.
• Zie status vergunningen. Vanaf nu nemen we intensief deel aan Team:Permits om de vergunningsaanvragen op te stellen.
• Verzocht aan Netsmurf om met de manege af te stemmen of we deze als evacuatieplek kunnen gebruiken.
• Netsmurf: Ik heb ze de afgelopen twee weken een paar keer gebeld. De eigenaar was op vakantie. Ik hoop dat hij terugbelt, zodat we volgende week een vergadering kunnen plannen.
• 19 november: We hebben een afspraak met de leverancier voor de levering van de brandblussers om de hardware bestelling af te ronden.

Team:Bar

• Update door Netsmurf: Kato is actief bezig met de onboarding van Team:Bar.

Team:Foodcourt

• Update door Netsmurf: De teamleider moest stoppen om persoonlijke redenen. Hij besloot dat hij de werkdruk voor WHY niet aankon met zijn persoonlijke situatie.
• We hebben besloten een commerciële partij te selecteren die het organiseren van de foodmarket op zich neemt. We hebben een goed gesprek gehad met de voedselorganisatoren en het lijkt erop dat we (hopelijk) volgende week een voorstel krijgen. We gaan daar dan mee verder.

Team:Moebelhaus

• Lumi kijkt naar items die in de winkel moeten komen.
• De winkel wordt nu opgezet en gaat open zodra we klaar zijn.
• Lumi: Mededeling: De komende twee maanden zijn we erg druk met de voorbereidingen voor het 38C3 congres. De opening van de winkel is gepland in maart!
• Team Meubilair: Alle teams moeten hun benodigde items toevoegen aan de Boels-lijst van onsite logistiek (zoals voor MCH): [Boels Lijst](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1in7HbYoADSuZVbCAx2pDSuw1xaQ7ie5QEIamzZhGN4s/edit?gid=591140139).

   * Gebruik alsjeblieft de mailinglijst.

• Hoe eerder we weten wat de teams nodig hebben, hoe beter we weten wat er overblijft voor de winkel. :)

Team:NOC

• Geen update.

Team:POC

• Geen update.

Team:Parking

• Leyrer (ikzelf) biedt zich hiervoor aan. Zal contact opnemen met Netsmurf. Zit nu in een 38C3-planningsgesprek, dus kan nu niet praten. Sorry.
• Netsmurf: Mooi, bedankt, alle hulp is welkom! Rik en Konmei zijn ook actief daar. Als je me de contactgegevens stuurt, zet ik je in de Signaal-groep.

Team:PartyArea

• Geen update.

Team:Press

• Piiindakaas: We werken aan een persbericht voor de ticketverkoop.

Team:Productiehuis

Mack:

• Tentboeken worden gecontroleerd. We willen graag details over de Spiegeltent (tekening is nodig).
• Extra inductielus is gevonden.
• We hebben een teamlid verloren (PsychiC) om persoonlijke redenen.
• We hebben meer vrijwilligers nodig!!

Christel: Gebruik ook de mailinglijst en de Wiki!

Team:Villages

• Geen updates op dit moment; wachtend op de start van de ticketverkoop.

Q&A

Binnen een uur... 53 minuten... zijn er nog vragen:

• Henry: Hebben we al een teamleider voor Team:Volunteers? Antwoord: Ja, het is Okarin.
• Nancy: Vraag over de WHYcast: Is dat de enige manier om updates te krijgen? Antwoord: Nee, dat is het niet! Updates gaan naar andere kanalen, zoals blogs.
• Netsmurf: Tijdens de velddag hadden we enkele brandblussers. Niemand reageert. Robert vraagt om het naar de algemene mailinglijst te e-mailen.
• Hein-Jan: Hoe werkt het om een update te krijgen? Je kunt het toevoegen aan je teampagina, als een eigenschap (gebruik het formulier), en dan verschijnt het magisch via Wiki-magic.
• Dany: Vraagt zich af of mensen geïnteresseerd zijn in pins voor het WHY-evenement. Reactie in chat/sessie: Ja, dat is een geweldig idee. We willen er graag een. Dany zal het uitzoeken en offertes opvragen. Tip: Maak een [Projectenpagina](https://wiki.why2025.org/Projects).